Tips voor het organiseren van een geslaagde ouderbijeenkomst

 

Je hebt besloten om een ouderavond te organiseren waar ouders enthousiast van worden.

Welke stappen zet je om ouders te werven en de organisatie neer te zetten?

 

Bepaal het onderwerp

• Een onderwerp dat vanuit ouders komt spreekt voor ouders het meest tot de verbeelding. Het principe ouders-voor-ouders is hierin een beproefd concept. Je kunt de ouderraad verzoeken om de organisatie en werving op zich te nemen.
• Bepaal de leeftijdscategorie welke past bij het onderwerp en richt je communicatie tot de betreffende groep ouders. Een bijeenkomst over mediagebruik voor peuters of voor de bovenbouw zijn twee verschillende bijeenkomsten.

 

Plan een datum

Houd daarbij rekening met andere ouderactiviteiten op school, zodat ouders niet twee keer

in een week naar school hoeven komen. Houd ook rekening met drukke periodes in het jaar

en met voetbalwedstrijden. Plan bij voorkeur geen ouderavond in de week na een

schoolvakantie. Je hebt dan te weinig tijd om een reminder te versturen. Zorg ook voor een

reservedatum voor het geval wij niet beschikbaar zijn op je voorkeursdatum.

 

Maak een plan hoe je het wil communiceren

• Begin op tijd (zes weken van tevoren) en laat het drie keer voorbij komen in de berichtgeving! Eventueel nog een last call: ‘het kan nog’.
• Betrek de kinderen erbij.
• Maak een inschatting over het aantal deelnemers.
• Bepaal of je wilt dat ouders zich aanmelden en via welk kanaal, bijvoorbeeld via de schoolapp met een linkje, via Google Forms of SuveyMonkey. Vraag ook met hoeveel personen ze komen en eventueel de naam van het kind.
• Neem de ouderbijeenkomst(en) op in de jaarplanning.
• Gebruik de nieuwsbrief, social media, website, schoolapp en eventueel posters.

 

Bepaal wat je communiceert

• Maak gebruik van een pakkende, voor ouders herkenbare tekst over het onderwerp.
• Geef aan wat de aanleiding is voor het onderwerp.
• Communiceer wat de avond voor ouders oplevert.
• Geef duidelijk aan hoe laat de bijeenkomst begint en eindigt en voor wie het is bedoeld.
• Geef aan of/hoe ouders zich kunnen aanmelden en tot wanneer.

 

Maak de uitnodiging laagdrempelig

• Ga uit van de ‘eigen wijsheid’ van ouders over hun eigen kind en erken dat veel ouders met dezelfde vragen rondlopen. Je hoeft geen problemen te hebben om naar een ouderbijeenkomst te komen. Het is prettig om van anderen te horen hoe zij het aanpakken.
• Onderzoek of je de ouderbijeenkomst kunt combineren, bijvoorbeeld met een vergadering van de ouderraad of een kennismakingsavond.
• Zorg voor koffie, thee en wat lekkers tijdens de inloop en eventueel een drankje na afloop.

• Bespreek met de schoolleiding het aantal leerkrachten dat tijdens de bijeenkomst aanwezig is. Als er veel leerkrachten deelnemen, kan dit zijn weerslag hebben op de vrijheid die ouders voelen om hun opvoedperikelen in de groep te delen.

 

Wij stemmen met elkaar af

• Stem af wie de ouderbijeenkomst komt geven. SAMENS werkt samen met een klein groepje experts.
• Stem de datum en het tijdstip af en vertel iets over de bereikbaarheid als dat nodig is. Veel ouderbijeenkomsten worden in de avond gehouden en in sommige gevallen is de ingang van een school voor vreemden niet altijd goed te vinden als het donker is.
• Wij horen graag wat de aanleiding is voor de ouderbijeenkomst, welke vragen er leven en hoe lang je het wil laten duren.
• Overleg op welke manier de bijeenkomst wordt gehouden en wat je wensen zijn. Wij werken altijd interactief en hebben mogelijkheden om te werken met stellingen, werkvormen, filmpjes en PowerPoint.
• Bespreek wat er nodig is aan audiovisuele middelen en wat beschikbaar is. Indien nodig hebben wij zelf audiovisuele middelen en een scherm tot onze beschikking.
• Wij vinden het prettig te weten hoe laat je ons kunt verwachten in verband met de set-up en check van de audiovisuele middelen.
• Stem af over wervingsteksten. Wij hebben in de meeste gevallen een tekstbestand of
• afbeelding beschikbaar welke je kunt gebruiken voor de uitnodiging.

 

En dan nog dit

• Is er iemand die de avond inleidt en de presentator voorstelt?
• Als je kiest om een digibord of computer van school te gebruiken, zorg dan dat er iemand ter plekke is die weet hoe het werkt of kan inloggen.
• Zorg voor een witte muur of presentatiescherm in geval van een PowerPoint presentatie.
• Denk na over de opstelling van de stoelen. In een kring, theateropstelling of café-opstelling en zet het van tevoren klaar.
• Evalueer de bijeenkomst en denk vast na op welke manier je dit wil doen.
• Maak de communicatiecirkel rond door de successen en de opbrengt na afloop te delen in de nieuwsbrief.

 

Succes met het organiseren van jullie ouderbijeenkomst!